Même avant que cela devienne une obligation légale, de nombreuses entreprises avaient fait de choix de devenir plus vertes. Cela commence par la réduction de papier. Mais parfois, même avec de bonnes intentions, cela se révèle plus difficile que prévu à mettre en œuvre, tout simplement parce que les personnes ont déjà leurs habitudes dans ce domaine. Comment faire, pour réduire, petit à petit sa consommation papier ?
Viser le zéro papier en entreprise : comment faire ?
Améliorer sa performance environnementale commence souvent par le fait de réduire sa consommation de papier. Pourtant, englués dans leurs habitudes, les salariés et le chef d’entreprise ne voient tout simplement pas les actions qu’ils peuvent mettre en place pour initier le mouvement.
Quand on sait que l’on utilise chaque année 11 millions de tonnes de papier, il y a de quoi avoir une prise de conscience écologique. Première chose à faire : arrêter d’imprimer à tout va. Quand une information est importante et qu’elle doit être conservée, on prend le pli de l’enregistrer de façon digitale de telle façon à pouvoir la retrouver facilement.
Quand l’impression est obligatoire ; car il ne s’agit pas de se passer totalement de papier ; il faut savoir faire les bons choix : imprimer en recto verso, pour réduire la déforestation, mais aussi choisir les fournisseurs de papier avec qui on travaille, pour ne travailler qu’avec du papier recyclé.
On arrête de froisser les feuilles que l’on pense ne plus utiliser : elles serviront comme brouillons pour noter des idées, pourquoi pas.
Avec une obligation légale ; celle d’envoyer et de recevoir uniquement numériquement les factures ; le gouvernement a commencé un mouvement vers la transition écologique qui ne peut que s’accroitre.
Les documents papiers doivent être numérisés, y compris les archives. Cela représente pourtant un travail colossal.
Comment se faire aider quand on veut passer au numérique en entreprise ?
Une entreprise a tout à gagner à digitaliser ses pratiques. En effet, on estime qu’une entreprise de 100 salariés peut dépenser jusqu’à 25 000 euros, chaque année pour son approvisionnement en papier.
Cela signifie que cet argent pourrait être utilisé à d’autres fins, si la consommation était diminuée, sachant que d’autres économies sont à considérer : le prix des consommables pour les imprimantes, le coût de la maintenance de la machine etc…
Mais quand on voit la somme de documents qu’il faudrait digitaliser pour être une entreprise 100% numérique, cela pourrait décourager n’importe qui.
Heureusement, des entreprises ont compris à quel point les pros ont besoin d’aide dans ce domaine. Elles proposent des prestations très intéressantes qui vont au-delà de la réduction de papier en entreprise : tri des archives pour supprimer celles qui n’ont plus de valeur probatoire ou n’ont pas à être conservées, choix d’une méthode de classement en accord avec le chef d’entreprise pour gagner en productivité au quotidien, mise en place d’actions de formation pour les salariés pour leur expliquer le bien-fondé du changement et comment changer les pratiques ou encore hébergement des archives papier dans des locaux adaptés n’en sont que quelques exemples.