Une entreprise, de par son activité, va produire ou recevoir plusieurs documents par jour. Certains sont anodins, d’autres doivent être légalement conservés. Mais pour quelle durée ?
Pourquoi faut-il conserver ses documents quand on est une entreprise ?
Documents administratifs, relatifs à l’embauche, déclarations fiscales. Ce ne sont que quelques exemples des papiers qu’une structure doit conserver au sein de son entreprise.
Ils ont ce que l’on appelle une valeur probatoire. Cela signifie qu’en cas de litige, ces documents peuvent apporter la preuve de la bonne foi de l’entreprise, quand un client ou un partenaire estime avoir été lésé ou qu’une administration, par exemple, lui reproche de n’avoir pas répondu à temps.
Ce sont ces mêmes documents qui peuvent être demandés lors d’un contrôle fiscal. Il est donc important de pouvoir les produire, à la demande, quel que soit la personne ou l’entité qui réclame le papier ou le document numérisé (autre forme reconnue pour l’archivage).
Selon la nature des documents, leur durée de conservation varie considérablement. Prenons l’exemple de documents civils et commerciaux. Une police d’assurance ne doit être conservée que deux ans. Par contre, un contrat conclu de façon dématérialisée doit être gardé dix ans, si la somme excède 120 euros.
Cette disparité se constate sur de nombreux types de documents comme les documents sociaux. Il faut ensuite faire la différence entre des documents fiscaux et des pièces comptables. Leur durée n’est bien sûr pas la même. Comment faire pour s’y retrouver ?
Archives : ayez une gestion rigoureuse :
Tous ces documents devant être conservés, il est compréhensible qu’il faille leur attribuer une place spécifique dans l’entreprise ; que l’on appelle communément la salle des archives. Celle-ci doit être tenue de façon drastique. Régulièrement, il faut procéder à un tri de ces documents pour ne garder que ceux dont la valeur probatoire est encore en cours.
Il est obligatoire, comme nous l’avons dit, d’être en capacité de produire un document, même si celui-ci repose dans la salle des archives depuis 10 ans. Un casse-tête pour les entrepreneurs qui n’ont que peu de temps à accorder à cet archivage.
Mais alors quelle est la solution ? Elle peut consister en l’embauche d’une personne, si la taille et les moyens financiers de l’entreprise les lui permettent. Mais il est tout aussi possible d’externaliser ce travail à des entreprises spécialisées. Elles se chargent alors de trouver une méthode de classement efficace, de trier et de supprimer les documents périmés, voire même de numériser l’ensemble des documents.
La loi sur la transition numérique est en marche et la facturation client n’est sans doute qu’un avant-gout de ce que les entreprises vont certainement devoir mettre en place. Autant anticiper et le faire en respectant les modalités de la loi.
Les entreprises d’archivage, au fait de tout cela, peuvent être un atout pour les entreprises. Gain de temps dans la recherche de documents, dans le travail au quotidien, sont quelques-uns des avantages à avoir des archives bien organisées.
